Een IT implementatie is vaak een achtbaan van emoties

In een achtbaan ervaar je veel emoties in één minuut. Het gaat vaak om nieuwsgierigheid, spanning, angst, enthousiasme en plezier. Mijn ervaring is dat een IT implementatie vaak ook een emotionele rollercoaster is. Ik merk dat veel MKB bedrijven hierdoor overvallen worden en soms zelfs een beetje in paniek raken als het niet vanzelf gaat. In dit stuk deel ik (Maurits) mijn ervaring over een IT implementatie en geef ik tips hoe je dit leuker kan maken voor jezelf en het team.

Een goede start is het halve werk
Hoe goed je ook een implementatie voorbereid, ik denk dat het altijd gezond is om het spannend te vinden. Het gaat om belangrijke bedrijfssystemen waar klanten en medewerkers mee werken. Als dit fout gaat kan het een enorme negatieve impact hebben.

  • Tip 1: Start een project altijd met het uittekenen van de huidige bedrijfsprocessen en de gewenste bedrijfsprocessen. Heb je dit nog nooit gedaan? Vraag iemand met ervaring om je te helpen. Ik garandeer je dat je hiermee later veel kosten gaat besparen.
  • Tip 2: Draw.io is een gratis tool waar je alle bedrijfsprocessen kan uittekenen en delen met collega’s.
  • Tip 3: Neem de tijd om deze processen met je collega’s door te nemen, zodat je zeker weet dat je niks gemist hebt. Op deze manier neem je je team ook mee in de verandering.

Durf te falen
Na het bouwen en inrichten van je systemen en processen is het tijd om te testen. Ik zie vaak planningen waarin testen relatief kort zijn en de livegang een week na testen staat gepland. Indirect geeft dit aan dat je denkt alles te kunnen overzien en niemand een foutje heeft gemaakt. Dit zou waar kunnen zijn, maar mijn ervaring is dat je dan waarschijnlijk veel te veel tijd hebt besteed aan het voortraject.

  • Tip 4: Als je durft te ontwikkelen met fouten, maar goed test en vanuit testen weer verbetert kom je nagenoeg altijd tot een beter/sneller eindresultaat. In mijn projectplanningen staan vaak meerdere testen gepland. Met achter elke test een periode van fouten oplossen.

Gericht bewaken en oplossen
In een livegang wordt de knop omgezet en voor het projectteam begint het wachten op wat er fout gaat. Als je een implementatie doet met de mindset dat er geen issues komen, dan ga je waarschijnlijk een zeer ongelukkige tijd tegemoet. Een implementatie zonder issues is een droom voor veel bedrijven.

  • Tip 5: Bedenk vooraf hoe je de output van je proces kunt controleren. Voorbeeld: je krijgt 100 orders binnen, maar je hebt aan het eind van de dag 95 facturen. Waarom hebben 5 orders geen factuur? Zo kun je heel makkelijk en snel inzoomen op zaken die mogelijk niet goed zijn. Op deze manier zie je het probleem zonder dat klanten of medewerkers er last van hebben.
  • Tip 6: Gaat er iets fout? Focus niet op wie wat fout heeft gedaan, maar op hoeveel impact het probleem (urgentie) heeft. Hoe kan je zo snel mogelijk de impact verlagen (pleister) en het probleem oplossen?
  • Tip 7: Organiseer een centrale plek waar issues gemeld kunnen worden. Zorg dat het team dat de issues moet bekijken niet bestaat uit het team dat meedraait op de werkvloer. Probeer een issue altijd snel te categoriseren in urgent en niet urgent.

Van probleem team naar winning team  
Loop je tegen een groot probleem aan? Probeer het niet te zien als een wedstrijd waar je achter staat. Probeer het oplossen van het probleem te zien als de 1-0 scoren en draag dit ook uit in het team.

De rit is voorbij: euforie

Vergeet het niet te vieren! Maak een foto en drink champagne! Ook als het lastiger was dan gedacht.

Let op! Het is nog niet tijd om te evalueren. Focus eerst op het goede gevoel van de wedstrijd die samen gewonnen is. Het team heeft waarschijnlijk enorme flexibiliteit, focus, overwerk, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond. Sta hierbij stil en zet ze namens de organisatie in het zonnetje.

Het kan altijd beter: zelfreflectie

Iedereen is weer een beetje op adem gekomen. Nu is het tijd om terug te kijken. Wat ging goed? Wat had slimmer gekund? Stel de vraag: “Wat was het spannendste moment tijdens de implementatie”? En probeer in te zoomen waarom dat spannend was. Sta ook genoeg stil bij de menselijk interactie. Heeft bijvoorbeeld een directielid bewust of onbewust de druk opgevoerd? Wat deed dit met het team? Stel oprecht de vraag of dit iets versneld heeft. Probeer alle feedback terug te brengen naar maximaal 2 verbeterpunten en koppel deze punten terug aan de organisatie.

Just change IT!

DSC00123

Deel via:

Terug naar overzicht